Una delle risorse più importanti nella vita di un medico è sicuramente la gestione del tempo.
La mattina in ospedale tra visite e sala operatoria. Nel primo pomeriggio cinque minuti per un panino mangiato in macchina mentre si guida e risponde al telefono dopo essere usciti dall’ospedale.
Nel pomeriggio libera professione fino a tarda sera con poche pause tra un paziente e l’altro.
Un vecchio proverbio che avrai sentito tante volte dice: Il Tempo è Denaro!
Si addice molto alla vita del medico che ha poco tempo da dedicare agli interessi personali.
Quello della gestione del tempo è un tema che mi ha sempre particolarmente interessato, ho così cercato di perfezionarlo e renderlo più efficiente su di me grazie a metodo e disciplina.
Il tempo vola via velocissimo e le giornate giungono al termine con l’amara impressione che non si sia fatto niente di produttivo.
La gestione del tempo dipende completamente dalle nostre abitudini, spesso cattive, e da quanta determinazione abbiamo nel cambiarle.
È ora di ammetterlo: Se “non abbiamo tempo” è solo colpa nostra!
Capisco che il lavoro del medico sia molto diverso da quello di 10 anni fa, più complesso, articolato, con meno personale a disposizione e molta più burocrazia.
Ci sono diversi metodi per gestire meglio il tempo ma nessuno di questi funziona se non si è severi con se stessi nel rispettarli.
L’organizzazione del tempo dipende tutta da noi.
Un po’ come il mantenersi in forma.
Il meccanismo mentale è lo stesso: serve disciplina.
Ecco alcuni consigli che ho messo in pratica e che mi piacerebbe condividere con te:
Consiglio numero 1: smettere di lavorare in emergenza.
Cosa significa?
Rincorrere ogni giorno quello che c’è da fare.
Lavorare sempre contro il tempo.
Pianificare per obiettivi e nel lungo periodo è il metodo di lavoro che applico programmando le attività mese per mese.
Gli appuntamenti dei clienti sono anticipatamente programmati in agenda e fissati all’inizio del nuovo mese in base agli impegni che si sono aggiunti, quali riunioni o altre attività.
In questo modo trovo il tempo per fare attività di sviluppo e di marketing.
Come medico so bene che adottare questo sistema di disciplina sia difficile vista la difficoltà nel regolare il numero dei pazienti.
Già avere dei giorni fissi durante la settimana in cui si conosce con certezza quando e dove operare o ricevere i pazienti porta chiarezza nell’incedere quotidiano delle attività.
Consiglio numero 2: Utilizzare l’agenda elettronica
È funzionale, è monitorabile, permette l’invio di un link di connessione al destinatario, permette la consultazione veloce ovunque tu sia, permette di capire con un clic quante volte ho visto quel paziente in un anno ed è condivisibile con i propri collaboratori.
Ho visto che alcuni medici hanno attivato un sistema di prenotazione on line senza il filtro di segretarie.
Questi sistemi automatici di prenotazione in genere inviano un promemoria al paziente un giorno prima.
Pianificare le attività in anticipo, segnandole in agenda, esattamente come le vacanze o gli impegni famigliari, mi permette di capire immediatamente il tempo che rimane per potermi occupare di altro.
Organizzando le cose veramente importanti dedico più tempo alla famiglia e sono meno stressato.
Consiglio numero 3: smettere di rispondere a qualsiasi telefonata, a qualsiasi ora.
Se sto già facendo un lavoro o ancor peggio sto parlando con qualcuno, non rispondo a nessuna telefonata (o rispondo dicendo che lo richiamerò io).
È mancanza di rispetto verso voi stessi, verso la persona con la quale state parlando e soprattutto vi distrae.
Tornare alla concentrazione per concludere il lavoro che stavate facendo, costa molto più tempo.
Il punto è che rispondere a tutti non vi renderà più professionali, più bravi, più smart e multitasking. Anzi!
Il trucco sta nel fissare dei blocchi di tempo durante la giornata, per richiamare le persone che vi hanno cercato.
Un buon momento per richiamare le persone è per esempio quando ti metti in macchina al mattino o alla sera.
Consiglio numero 4: mettere delle etichette alle attività.
Non può essere tutto urgente sempre, ogni giorno.
Prima ne prendi atto e prima potrai agire per una soluzione.
Potrai dividere le attività in urgenti, importanti e delegabili.
Urgente: una scadenza prevista per oggi, ad esempio la giornata di sala operatoria: ecco questa attività potrebbe rientrare in questa tipologia.
Importante: un’attività che devo fare io ma che può essere programmata, alla quale assegno una scadenza.
Potrebbero servirmi anche altre informazioni per poterla completare, oppure sono quelle attività per le quali potresti sentire un tuo collega per avere un confronto più costruttivo.
Delegabile: un’attività che non dovresti svolgere tu.
Ci sono molte attività che potresti delegare ad una segretaria come l’accettazione dei pazienti alla reception o rispondere alle richieste di appuntamento dei pazienti.
Potresti utilizzare anche infermieri specializzati che ti possano supportare nella preparazione, pulizia e gestione degli apparecchi medici.
Medici senior potrebbero utilizzare medici junior molto predisposti all’uso della tecnologia per capire in maniera più rapida il funzionamento di ecografi o di strumentazione medica tecnologicamente evoluta.
Migliorare la gestione del tempo significa migliorare la gestione della tua vita sia personale che soprattutto professionale. So bene quanto tieni come professionista al tuo lavoro.
Migliorare la tua efficacia parte proprio da qui: considerare il tempo la tua risorsa più importante per essere più efficace nella tua professione. Ottimizzare e gestire il tempo non vuol dire incastrare ogni singolo paziente al millesimo di secondo per riempire il tuo pomeriggio di visite ambulatoriali.
E’ arrivato il momento che tu ti riprenda il tuo tempo, perché sprecarlo vuol dire sprecare la tua esistenza.